Paul ArtjomowE-Rechnung im Verein: Was zum 31. Dezember 2026 ausläuft – und was ihr längst hättet tun müssen
Eine Übergangsfrist endet in dreieinhalb Monaten. Die wichtigere Pflicht gilt aber schon seit Anfang 2025 – und wird in vielen Vereinen bis heute übersehen.
Zum 31. Dezember 2026 endet eine Übergangsfrist: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch ausstellen. Für die meisten Tennisvereine ist das kein Thema – diese Umsatzgrenze erreicht kaum ein Verein.
Deshalb ist dieser Beitrag auch nicht in erster Linie eine Fristwarnung. Er ist ein Hinweis auf die Pflicht, die dahinter liegt und die viele Vereine schlicht nicht mitbekommen haben: Empfangen müsst ihr E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Zwei Pflichten, die ständig verwechselt werden
Die Verwirrung in fast allen Vereinsgesprächen zu diesem Thema kommt daher, dass es um zwei völlig verschiedene Dinge geht.
Empfangen heißt: Ihr müsst in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen, zu lesen und aufzubewahren. Dafür gab es keine Übergangsfrist. Das gilt seit Anfang 2025.
Ausstellen heißt: Ihr müsst eure eigenen Rechnungen als E-Rechnung schreiben. Dafür gibt es gestaffelte Fristen, und die meisten Vereine haben damit noch bis 2028 Zeit.
Wer nur die zweite Pflicht im Blick hat, fühlt sich sicher – und ist es beim Empfang nicht.
Was eine E-Rechnung überhaupt ist
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das überrascht die meisten.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
XRechnung – reines XML, ohne Zusatzprogramm für Menschen praktisch unlesbar
ZUGFeRD – ein hybrides Format: eine PDF, in die der XML-Datensatz eingebettet ist
Bei hybriden Rechnungen ist laut BMF der strukturierte XML-Teil maßgeblich: Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen maschinell im XML enthalten sein. Wenn PDF-Ansicht und XML voneinander abweichen, zählt das XML.
Wenn euer Platzbaufirma oder euer Energieversorger euch also eine XRechnung schickt und im Verein niemand sie öffnen kann, ist das euer Problem, nicht seines. Ein kostenloser Einstieg: Der E-Rechnungs-Viewer von ELSTER zeigt XML-Rechnungen lesbar an.
Betrifft das euren Verein überhaupt?
Hier wird es für Vereine spezifisch – und die Antwort lautet für die meisten Tennisvereine: ja, zumindest teilweise.
Der rein ideelle Bereich ist nicht unternehmerisch und fällt damit aus der Ausstellungspflicht heraus. Mitgliedsbeiträge und Spenden sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen an Privatpersonen – der B2C-Bereich bleibt außen vor.
Nur haben die wenigsten Vereine ausschließlich einen ideellen Bereich. Sobald ihr eines davon habt, gibt es einen unternehmerischen Bereich:
Gastspielgebühren von Nichtmitgliedern
Platzvermietung an Externe oder Firmen
Bandenwerbung und Sponsoring
Clubheim-Gastronomie in Eigenregie
Vermietung der Anlage für Firmenevents
Und wenn ein Umsatz sowohl den unternehmerischen als auch den nichtunternehmerischen Bereich betrifft, geht die Pflicht zur E-Rechnung vor. Der Mischfall wird also nach der strengeren Regel behandelt.
Der Zeitplan fürs Ausstellen
ZeitraumWer darf noch anders abrechnenbis 31.12.2026alle – Papier und (mit Zustimmung des Empfängers) PDFbis 31.12.2027Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €ab 01.01.2028niemand mehr im inländischen B2B-Bereich
Zusätzlich gilt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit und dürfen dauerhaft andere Formate nutzen. Die Kleinunternehmergrenze liegt seit 2025 bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr – nicht zu verwechseln mit den 800.000 Euro aus der Übergangsregelung. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer.
Weitere Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bestimmte steuerfreie Leistungen und Fahrausweise.
Aufbewahrung: acht Jahre, und zwar das XML
Ein Detail, das gern untergeht: Zum 1. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 14b Abs. 1 UStG, § 257 Abs. 4 HGB).
Für E-Rechnungen kommt hinzu: Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte XML-Teil, und zwar unverändert. Eine ausgedruckte oder in PDF umgewandelte Version genügt nicht.
Praktisch heißt das: Die E-Rechnungen dürfen nicht im persönlichen Postfach des Kassenwarts liegen bleiben. Sie brauchen einen Ablageort, der einen Vorstandswechsel überlebt.
Was ihr jetzt konkret tun solltet
Eine zentrale Rechnungsadresse einrichten. Nicht kassenwart@gmx.de, sondern rechnung@euer-verein.de – eine Vereinsadresse, die beim nächsten Wechsel weitergegeben wird.
Prüfen, ob ihr einen unternehmerischen Bereich habt. Gastspielgebühren und Sponsoring reichen. Im Zweifel fragt ihr euren Steuerberater – die Frage ist in fünf Minuten beantwortet.
Ablage klären. Wo liegt das XML, wer kommt dran, und ist es in acht Jahren noch auffindbar?
Beim nächsten Kassenprüferwechsel dokumentieren. Wer die Rechnungen empfängt und wo sie liegen, gehört in die Übergabe.
Das ist überschaubar. Der teure Teil ist nicht die Umstellung, sondern die Situation, in der drei Jahre lang Rechnungen in einem privaten Postfach gelandet sind, auf das niemand mehr Zugriff hat.
Wo wir helfen – und wo nicht
Klar gesagt: Ace ersetzt heute keine Buchhaltungssoftware, und Rechnungen stellt ihr weiterhin über euren Steuerberater oder eure Finanzsoftware aus.
Was Ace liefert, ist die Grundlage darunter. Gastspielgebühren, Beiträge und Platzkosten werden automatisch und nachvollziehbar erfasst, statt auf Zetteln und in Einzeltabellen zu entstehen. Wer wissen muss, welche Einnahmen aus dem unternehmerischen Bereich stammen, hat die Antwort damit an einer Stelle – und nicht in drei Postfächern und einer Kladde hinter der Theke.
Wir schauen uns das Thema Rechnungsstellung an. Wenn das für euren Verein ein echter Engpass ist, sagt es uns – solche Rückmeldungen entscheiden bei uns mit, was als Nächstes gebaut wird.
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Stand: September 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Für die Einordnung eures Vereins wendet euch an eure Steuerberatung oder an die Vereinsberatung eures Landessportbunds.
Quellen
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt, "E-Rechnung – was jetzt gilt" – deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de
BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung – bundesfinanzministerium.de
Baker Tilly, Analyse des zweiten BMF-Schreibens – bakertilly.de
LAG Soziokultur Thüringen, "E-Rechnung ab 2025 auch für Vereine Pflicht" (ideeller vs. unternehmerischer Bereich) – soziokultur-thueringen.de
Landessportbund Sachsen-Anhalt, "Aufbewahrungsfristen auf acht Jahre verkürzt" – lsb-sachsen-anhalt.de
E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung – elster.de