Clubsoftware voor tennisclubs: baanreservering, leden en communicatie
Tennissoftware voor baanreservering, clubbeheer en contributie. We begeleiden jullie bij de inrichting en de gegevensoverdracht.
100+ app-downloads in de eerste week bij TV Sparta 87 (Nordhorn)
TV Sparta 87 (Nordhorn)
Tennisvereniging · 152 leden · Officiële partner
Frankfurt School Tennis Initiative
Universiteitsinitiatief · 233 leden · Partner
Een tennisclub moet meerdere taken tegelijk afdekken: banen verdelen, leden en contributie beheren, teams en afspraken coördineren en iedereen informeren. In veel clubs lopen deze taken naast elkaar via Excel, e-mail, WhatsApp en papieren lijsten.
Ace bundelt ze in modules: baanreservering, ledenbeheer, contributiefacturering, communicatie en teams. Jullie gebruiken wat jullie club nodig heeft, en de gegevens staan op één plek in plaats van in vijf lijsten.
Wat tennisclubsoftware moet kunnen
Clubsoftware voor tennis moet meer kunnen dan banen reserveren. Ze moet het dagelijkse werk van bestuur, secretariaat en leden dekken. Deze punten helpen bij de keuze:
- Baanreservering met eigen regels voor leden, gasten, training en toernooien
- Ledenbeheer met rollen en rechten, zodat alleen de juiste mensen ledengegevens zien
- Contributiefacturering met SEPA-incasso, facturen en openstaande posten
- Communicatie via app, pushbericht en e-mail zonder apart nieuwsbrieftool
- Gegevensbescherming met verwerkersovereenkomst en hosting in Duitsland
- Gegevensoverdracht vanuit Excel of jullie huidige software
Ons artikel over het online beheren van een tennisvereniging legt uit hoe de overstap lukt.
Functies in het kort
Dit zit er in de tennisclubsoftware:
- Baanreservering: boeken in app en browser, bezetting in realtime, blokkades, aparte zomer- en winterseizoen
- Ledenbeheer: profielen, lidmaatschapsstatus, rollen en rechten, auditlog
- Contributie: SEPA-incasso, facturen inclusief e-facturen, betalingsontvangsten
- Communicatie: nieuws, pushberichten en e-mails aan iedereen of aan groepen
- Teams en competities: teams beheren, gegevens uit nuLiga overnemen
- Rapportage: statistieken, rapporten, klusuren
Baanreservering en hallenplanning
Baanreservering in een tennisclub loopt vaak via telefoon, prikbord of WhatsApp. Met Ace zien leden vrije en bezette tijden in realtime en boeken ze dag en nacht in de app of browser. Het bestuur bepaalt wie wanneer en hoe lang mag boeken.
Voor het hallenseizoen richten jullie banen en periodes apart in voor zomer en winter. Blokkades voor onderhoud, training of toernooien zet je met een paar klikken. Spelen gasten op jullie banen, dan kun je het gastentarief via Ace afrekenen.
Ledenbeheer, contributie en SEPA
In het clubbeheer voor tennis houden jullie ledenprofielen, lidmaatschapsstatus en contactgegevens op één plek bij. Rollen en rechten bepalen wie wat mag zien en bewerken. Wijzigingen zijn terug te vinden in het auditlog.
Contributie factureren jullie op basis van het ledenbestand. Leden geven hun SEPA-machtiging digitaal af en jullie incasseren de contributie via SEPA-incasso. Facturen maken jullie inclusief e-factuur volgens EN 16931, betalingsontvangsten en openstaande posten houden jullie in beeld.
Bestaande ledengegevens nemen jullie over uit Excel of uit jullie huidige clubsoftware. Jullie doen de import zelf, of het Ace-team neemt hem over.
Gegevensbescherming en hosting
Ledengegevens zijn persoonsgegevens waarvoor het bestuur verantwoordelijk is. Bij Ace worden alle gegevens in Duitsland gehost. Met jullie club sluiten we een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG. Wie ledengegevens ziet, bepalen jullie via rollen en rechten, en jullie kunnen jullie gegevens altijd exporteren.
Waar besturen op moeten letten bij de keuze van een club-app, vatten we samen in een eigen artikel.
Starten in de club
De start verloopt in drie stappen. Eerst bespreken we in een korte kickoff banen, reserveringsregels en rollen. Daarna komen jullie ledengegevens in Ace, uit Excel of uit jullie huidige software. Tot slot gaan jullie live en boeken leden via app of browser. Dat duurt meestal een tot twee weken, afhankelijk van jullie gegevens.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, laat TV Sparta 87 Nordhorn zien. Wat Ace kost staat op de prijzenpagina, en in een demo laten we het platform live zien. Clubs in Nedersaksen vinden ook een regionaal overzicht.
Eén dashboard voor de hele club
Leden, baanbezetting, contributie en communicatie komen samen in één omgeving, in plaats van in spreadsheets, groepsapps en drie losse tools.
- Ledengegevens, contributie en rollen centraal beheerd
- Rapportages over baanbezetting en ledengroei
- AVG-conform, gehost in Duitsland
TV Sparta 87 (Nordhorn) werkt met Ace
Binnen de eerste week downloaden meer dan 100 leden de app, over alle leeftijdsgroepen heen.
100+
app-downloads in de eerste week
Alle leeftijdsgroepen
Geaccepteerd van jong tot oud
“De gesprekken waren vanaf het begin zeer constructief, onze wensen konden worden gerealiseerd en daarom zijn we blij dat we als allereerste pilotvereniging de Ace-app officieel als verenigingsapp invoeren.”
Ace werd persoonlijk geïntroduceerd bij TV Sparta 87. In de demo bespreken we ook hoe jullie leden bij de start kunnen ondersteunen.
De belangrijkste modules in één oogopslag
Drie kernmodules lossen de grootste knelpunten op. De rest is er als je het nodig hebt.
Baanreservering & bezetting
Leden reserveren banen rechtstreeks via de app, geen telefoontje, geen heen-en-weer via WhatsApp. Vrije tijden zijn in realtime zichtbaar en onderhoud of toernooien blokkeer je met een paar klikken.
- Reserveren direct in de app, dag en nacht
- Vrije en bezette tijden in realtime
- Geblokkeerde tijden voor onderhoud, training en toernooien
Ledenbeheer
Profielen, aanwezigheid, lidmaatschapsstatus en contactgegevens op één plek. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor het hele bestuur, in plaats van in meerdere Excel-versies te circuleren.
- Ledenprofielen en contactgegevens centraal beheerd
- Lidmaatschapsstatus in één oogopslag
- Mededelingen en pushberichten rechtstreeks naar leden
E-mails
Nieuwsbrieven en mededelingen naar alle leden of specifieke groepen, rechtstreeks vanuit het platform.
Teams
Teams aanmaken, spelers toewijzen en de competitie organiseren.
Reserveringsoverzicht
Alle baanreserveringen in één overzicht, tijden blokkeren en bezetting analyseren.
Statistieken
Bezetting, ledengroei en gebruik analyseren, met duidelijke cijfers voor het bestuur.
Rapportages
Rapportages opstellen en exporteren, klaar voor bestuursvergadering en ledenvergadering.
Werkbeurten
Werkuren plannen, toewijzen en verrekenen, eerlijk en transparant voor elk lid.
Rollen & rechten
Jullie bepalen zelf wie wat mag zien en bewerken in het club-admin.
Audit-log
Wijzigingen traceren, voor transparantie en als bewijs indien nodig.
Hulp & support
Handleidingen en persoonlijke support wanneer een vraag verder gaat dan de documentatie.
Mis je een functie? We staan open voor jullie wensen en bouwen het platform samen verder.
Wat kost Ace voor jullie vereniging?
Volledige transparantie: gestaffelde prijzen op basis van clubgrootte, geen modulekosten, geen opstartkosten.
Club Community
Voor clubs die starten met communicatie.
- Nieuws & aankondigingen
- Clubprofiel & clubinfo
- Community-app
- Evenementenkalender
Ace Pro
Aanbevolen22,61 € incl. btw
Voor clubs die alles digitaal beheren.
Alles uit Community, plus:
- Baanreservering
- Ledenbeheer
- Facturen en e-facturatie volgens EN 16931
- Teams, competities & toernooien
- Statistieken
- Nieuwsbrieven
- Werkopdrachten
Betaalde baanreserveringen zonder abonnement
Voor clubs die betaalde baanreserveringen aanbieden en de betaling online via Ace afhandelen.
Online betalingen: 2,9% + € 0,35 netto per betaling, plus btw. Betaalprovider inbegrepen, geen extra Stripe-kosten.
Dit aanbod geldt alleen voor betaalde reserveringen. Gratis reserveringen voor leden en volledig clubbeheer vallen onder Ace Pro.
Zo gaan jullie live
Inspanning en gegevensmigratie zijn meestal het grootste bezwaar vóór de prijsvraag, daarom behandelen we die eerst.
Meestal één tot twee weken, afhankelijk van jullie gegevens.
Vereniging registreren
Clubprofiel aanmaken en leden uitnodigen.
Gegevens overzetten
Wij importeren jullie ledenlijst, of die nu in Excel staat of in jullie huidige verenigingssoftware.
Live gaan
Banen ingericht, leden geactiveerd. Ons team begeleidt de start persoonlijk.
Gegevensmigratie zonder extra werk voor jullie
Of jullie ledengegevens nu in een Excel-bestand staan of in een andere verenigingssoftware: jullie sturen ons het exportbestand, wij verzorgen de import, zonder dat je iets handmatig hoeft over te typen.
Veelgestelde vragen
Alles wat clubs willen weten over de start, het gebruik en de kosten van Ace.
Klaar om jullie administratie te digitaliseren?
Boek een demo of haal het informatiepakket voor de volgende bestuursvergadering.
Benedikt Speidel
Direct contact for club partnerships