Paul ArtjomowTennisverein online verwalten: Was eine Vereinssoftware leisten muss und wie der Umstieg gelingt
Excel beim Kassenwart, WhatsApp-Gruppe mit 140 Leuten, Steckbrett am Clubheim. Was es heißt, einen Tennisverein online zu verwalten, worauf ihr bei der Auswahl achten solltet und wie der Wechsel ohne Chaos klappt.
Die Mitgliederliste liegt als Excel-Datei auf dem Laptop des Kassenwarts. Neuigkeiten laufen über eine WhatsApp-Gruppe mit 140 Leuten, in der niemand mehr mitliest. Plätze werden am Steckbrett im Clubheim vergeben oder per Anruf beim Sportwart. Und die Gastspielgebühren landen in einer Kasse, deren Stand nur eine einzige Person kennt.
So läuft die Verwaltung des Tennisclubs in vielen Vereinen bis heute. Es funktioniert, solange die richtigen Leute im Vorstand sitzen und genug Zeit haben. Es hört auf zu funktionieren, sobald einer davon aufhört.
Der Anstoß, das zu ändern, kommt inzwischen meist gar nicht vom Vorstand. In unseren Gesprächen mit Vereinen ist der häufigste Grund ein anderer: Die Mitglieder wollen eine App. Sie buchen Restaurants, Arzttermine und Fitnesskurse auf dem Handy und verstehen nicht, warum es beim Tennisplatz nicht geht.
Dieser Beitrag erklärt, was es konkret heißt, einen Tennisverein online zu verwalten, worauf ihr bei der Auswahl einer Vereinssoftware achten solltet und wie der Umstieg gelingt, ohne dass der halbe Verein abgehängt wird.
Warum das Thema gerade jetzt Fahrt aufnimmt
Tennis wächst. Der Deutsche Tennis Bund zählt aktuell 1.553.580 Mitglieder in 8.612 Vereinen, das sechste Wachstumsjahr in Folge. Bei Jugendlichen unter 18 lag das Plus zuletzt bei 3,8 Prozent. DTB-Vorstand Peter Mayer nennt als einen der Treiber ausdrücklich digitale Angebote der Vereine.
Mehr Mitglieder heißt mehr Buchungen, mehr Beiträge, mehr Kommunikation. Das trifft auf ein Ehrenamt, das ohnehin knapp besetzt ist. Und gerade die jüngeren Neumitglieder erwarten, dass ein Verein digital erreichbar ist (wie sich die Erwartungen der Generation Z an Vereine verändern, haben wir hier ausführlich beschrieben).
Was "online verwalten" eigentlich umfasst
Hinter dem Begriff stecken fünf Bereiche. Nicht jeder Verein braucht alle gleich dringend, aber es lohnt sich, sie getrennt zu betrachten.
Mitglieder. Stammdaten, Eintritte, Austritte, Beitragsgruppen. Heute meist eine Tabelle, die eine Person pflegt. Online heißt: eine zentrale Übersicht, auf die mehrere Vorstandsmitglieder mit passenden Rechten zugreifen können, und die einen Vorstandswechsel übersteht.
Plätze. Freiplätze, Hallenstunden, Trainingszeiten, Abos, bei manchen Vereinen auch Padel-Courts. Heute Steckbrett, Zuruf oder eine Liste. Online heißt: Mitglieder sehen freie Zeiten und buchen selbst, Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Geld. Mitgliedsbeiträge, Gastspielgebühren, Hallenabos. Heute Lastschrift-Datei, Bargeld in der Kasse und viel Nachrechnen. Online heißt: Zahlungen werden erfasst, wo sie entstehen, und Rechnungen entstehen automatisch.
Kommunikation. Neuigkeiten, Erinnerungen, Termine. Heute WhatsApp, Mailverteiler und Aushang. Online heißt: Nachrichten erreichen alle Mitglieder, nicht nur die, die zufällig in der richtigen Gruppe sind.
Überblick. Wie ausgelastet sind die Plätze, welche Einnahmen kommen woher? Heute meist ein Gefühl. Online heißt: Zahlen, mit denen ihr in der Mitgliederversammlung argumentieren könnt.
Was eine Vereinssoftware nicht übernehmen muss
Genauso wichtig wie die Liste oben ist die Abgrenzung. Wer erwartet, dass ein Werkzeug alles abdeckt, ist am Ende von jedem enttäuscht.
Spielbetrieb und LK. Medenspiele, Ergebnisse, Mannschaftsmeldungen und die Leistungsklasse laufen über die Plattformen der Verbände, also über tennis.de und nuLiga. Das ist gut so, denn dort liegen die offiziellen Daten. Eine Vereinssoftware muss das nicht nachbauen, sie sollte es nur nicht behindern.
Lohnabrechnung. Wer Platzwart, Reinigungskraft oder Trainer beschäftigt, rechnet über Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung ab. Das ist ein eigenes Fachgebiet mit eigenen Pflichten.
Wenn ihr Anbieter vergleicht, fragt deshalb nicht nur, was eine Software kann, sondern auch, wo sie bewusst aufhört. Eine ehrliche Antwort darauf sagt viel über den Anbieter.
Worauf ihr bei der Auswahl achten solltet
1. Werden eure Mitglieder sie benutzen?
Das ist die wichtigste Frage, und sie wird am seltensten gestellt. Eine Software, die nur der Vorstand nutzt, verlagert die Arbeit, statt sie zu verringern. Der Effekt entsteht erst, wenn Mitglieder selbst buchen, selbst zahlen und Nachrichten selbst lesen. Lasst euch deshalb nicht nur das Admin-Panel zeigen, sondern die App aus Sicht eines Mitglieds.
2. Alles in einem oder mehrere Einzeltools?
Viele Vereine haben eine reine Buchungssoftware, daneben eine Tabelle für Mitglieder und WhatsApp für den Rest. Jedes Tool für sich funktioniert. Das Problem ist die Lücke dazwischen: Wer ist eigentlich noch Mitglied und darf buchen? Wer hat die Gastspielgebühr bezahlt? Je weniger Systeme ihr pflegt, desto weniger muss jemand von Hand abgleichen.
3. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Sobald ein Anbieter Mitgliederdaten für euch verarbeitet, braucht ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und die Verantwortung bleibt beim Verein. Fragt nach dem Vertrag, bevor ihr unterschreibt, und nach dem Serverstandort. Welche sieben Fragen ihr einem Anbieter stellen solltet, steht in unserem Beitrag zu Vereins-App und DSGVO.
4. Rechnungen und E-Rechnung
Seit Januar 2025 müssen Vereine E-Rechnungen empfangen können, und für Vereine mit unternehmerischem Bereich, etwa durch Gastspielgebühren oder Sponsoring, folgt die Pflicht zum Ausstellen gestaffelt bis 2028. Wenn eure Software Rechnungen erzeugt, sollte sie das von Anfang an im richtigen Format können. Die Details haben wir im Beitrag zur E-Rechnung im Verein zusammengefasst.
5. Preis und Vertragsbindung
Achtet darauf, wie sich der Preis zusammensetzt. Manche Anbieter rechnen pro Modul ab, andere pro Verein. Und fragt nach der Mindestlaufzeit: Wenn eine Software nicht angenommen wird, solltet ihr nicht drei Jahre daran gebunden sein.
6. Einführung und Ansprechpartner
Wie lange dauert die Einführung, und wer hilft dabei? Ein Ehrenamt kann keine sechsmonatige Implementierung stemmen. Und wenn etwas hakt, ist ein erreichbarer Ansprechpartner mehr wert als jede Funktionsliste.
Der Umstieg in drei Schritten
Erstens: Daten übernehmen. Die meisten Vereine starten mit einer Excel-Liste. Die wird bereinigt (doppelte Einträge, veraltete Adressen, ausgetretene Mitglieder) und dann importiert. Das ist der Moment, in dem viele Vereine zum ersten Mal sehen, wie unvollständig ihre Daten eigentlich sind. Das ist kein Problem, sondern ein Nebeneffekt, der sich lohnt.
Zweitens: Mitglieder einladen. Nicht per Rundmail allein, sondern mit einem Anlass. Die erste Hallensaison, die neue Platzordnung oder das Saisonabschlussfest sind gute Gelegenheiten. Ein, zwei Personen im Verein, die anderen beim Einrichten helfen, machen den Unterschied, gerade bei älteren Mitgliedern.
Drittens: alte Wege abschalten. Das ist der schwierigste Schritt und der wichtigste. Solange das Steckbrett parallel weiterläuft, bucht die Hälfte dort und die andere Hälfte digital, und niemand hat mehr den Überblick. Setzt einen festen Stichtag und haltet ihn ein.
Ein Beispiel aus Nordhorn
Der TV Sparta 87 in Nordhorn ist unser Pilotverein. Sparta hatte vorher keine App, hat sich die verfügbaren Lösungen angesehen und sich am Ende für das Startup aus der eigenen Region entschieden.
Die Mitglieder nutzen die App bisher vor allem, um Neuigkeiten aus dem Verein zu lesen, die Galerie anzusehen und sich über den Verein zu informieren. Für belastbare Aussagen über Ergebnisse ist es noch zu früh, und wir werden hier nichts behaupten, was wir nicht belegen können. Wie die Zusammenarbeit angefangen hat, steht im Beitrag zum Start von Sparta.
Wie Ace das abbildet
Ace ist eine Vereins-App, die speziell für Tennisvereine gebaut ist. Heute nutzbar sind:
Mitgliederverwaltung mit zentraler Übersicht über alle Mitglieder.
Platzbuchung per App, durch die Mitglieder selbst, mit Gastspielgebühren für Nichtmitglieder.
Zahlungen und Rechnungen, inklusive Beitragsrechnungen und E-Rechnung.
Kommunikation mit Vereinsnachrichten und Push-Benachrichtigungen.
Vorstands-Dashboard mit Auslastung und Buchungen auf einen Blick.
Die Mitgliederdaten importiert ihr per CSV selbst, und wir begleiten euch dabei. Die Einführung dauert zwei Wochen, eine Vertragsbindung gibt es nicht.
Was Ace nicht macht: Spielbetrieb und LK laufen weiter über tennis.de und nuLiga, und eine Lohnabrechnung gehört nicht zum Funktionsumfang.
Der Preis richtet sich nach der Größe eures Clubs, alle Funktionen sind inklusive. Die genauen Stufen findet ihr auf unserer Preisseite.
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Stand: Oktober 2026. Rechtliche Hinweise zu DSGVO und E-Rechnung sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Quellen
Deutscher Tennis Bund, "36.000 neue Mitglieder: Tennis wächst 2026 stärker als in den Vorjahren": tennis.de
Tennisverband Rheinland-Pfalz, tennis.de als zentrale Plattform für Spielbetrieb und LK: rlp-tennis.de
LfDI Baden-Württemberg, Orientierungshilfe Datenschutz im Verein (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO): baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt, E-Rechnung: Was für Vereine gilt: deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de
Ace Preise: playace.de/preise
Foto von Jakub Żerdzicki auf Unsplash
