Dies ist die allgemeine Vertragsvorlage. Euer gewähltes Angebot, Vereinsdaten und Abschlussnachweis werden beim Online-Abschluss ergänzt. Die Vertragssprache ist Deutsch.
Allgemeine Vertragsvorlage als PDF
Kooperations- und Nutzungsvertrag zwischen Ace Labs UG (haftungsbeschränkt), Bodelschwinghstr. 1, 48527 Nordhorn, und dem im Abschluss benannten Verein.
§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Ace Labs stellt dem Verein die Software-Plattform Ace als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. Der vereinbarte Funktionsumfang richtet sich nach dem beim Abschluss gewählten Angebot.
(2) Club Community umfasst Vereinsprofil, Vereinsinfos, News, Kommunikation und Veranstaltungskalender. Das Angebot „Bezahlte Platzbuchung“ ermöglicht kostenpflichtige Platzbuchungen mit Online-Zahlung ohne monatliche Grundgebühr. Kostenfreie Mitgliederreservierungen und die vollständige Vereinsverwaltung gehören zu Ace Pro. Ace Pro umfasst zusätzlich Platzbuchung, Mitgliederverwaltung, Rechnungen und E-Rechnung nach EN 16931, Teams, Ligen, Turniere, Statistiken, Newsletter und Arbeitseinsätze.
(3) Der Verein erhält ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software für eigene Zwecke und durch seine Mitglieder. Hardware-Komponenten sind nicht Vertragsgegenstand.
(4) Ace Labs gewährleistet eine Verfügbarkeit von 98 % im Jahresmittel und bemüht sich um branchenübliche, angemessene Ladezeiten. Notwendige Wartungsarbeiten und Störungen außerhalb des Einflussbereichs von Ace Labs, insbesondere höhere Gewalt oder Ausfälle von Internetprovidern, bleiben bei der Berechnung außer Betracht. Bei einer von Ace Labs verschuldeten Unterschreitung erhält der Verein für jedes volle Prozent der Unterschreitung Service Credits von 5 % der monatlichen Grundgebühr des betroffenen Monats, höchstens 50 % einer Monatsgebühr. Bei Jahreszahlung ist hierfür ein Zwölftel der Jahresgrundgebühr maßgeblich. Weitergehende Schadensersatzansprüche nach § 6 bleiben unberührt.
(5) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit in nutzungsschwachen Zeiten, regelmäßig werktags zwischen 22:00 und 06:00 Uhr, durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.
(6) Technischer Support erfolgt grundsätzlich per E-Mail oder Ticketsystem. Die Reaktionszeit beträgt im Regelfall 48 Stunden an Werktagen, Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Niedersachsen. Telefonischer Support oder Entstörung außerhalb dieser Zeiten bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Paul Artjomow dient als direkter Eskalationsansprechpartner für technische Notfälle, wenn reguläre Supportanfragen nicht in der vorgesehenen Zeit gelöst werden können.
(7) Ace Labs entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter und darf Funktionen anpassen, erweitern oder entfernen, sofern dies dem technischen Fortschritt dient, zwingende rechtliche Vorgaben umsetzt oder Kernfunktionalität und Hauptzweck für den Verein nicht wesentlich beeinträchtigt.
(8) Dieser Vertrag besteht ausschließlich zwischen Ace Labs und dem Verein. Für die persönliche Nutzung durch Mitglieder und Gäste gelten separate Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen, denen diese bei ihrer Registrierung zustimmen.
(9) Onboarding, Datenumzug und Schulung zur Einrichtung der Plattform sind ohne Einrichtungsgebühr inklusive. Ace Labs stellt digitale Anleitungen bereit. Eine Vor-Ort-Schulung bedarf einer gesonderten Vereinbarung.
(10) Mit der ersten produktiven Nutzung, etwa einer realen Platzbuchung durch Vereinsmitglieder, gilt die Software als abgenommen.
§ 2 Vergütung und Zahlungsbedingungen
(1) Angebot, Zahlungsrhythmus und Grundgebühr ergeben sich aus den beim Abschluss angezeigten und in der Vertragskopie festgehaltenen Konditionen. Club Community und das Angebot „Bezahlte Platzbuchung“ haben keine Grundgebühr. Ace Pro kostet monatlich netto: bis 80 Mitglieder 19 €, 81–150 Mitglieder 35 €, 151–300 Mitglieder 55 €, 301–600 Mitglieder 79 €, 601–1.000 Mitglieder 109 €. Oberhalb von 1.000 Mitgliedern kommen zu 109 € je angefangene weitere 100 Mitglieder 8 € hinzu. Sämtliche Entgelte verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
(2) Für Ace Pro ist monatliche oder jährliche Vorauszahlung wählbar. Der Jahrespreis entspricht zehn Monatsgrundgebühren. Es gibt keine automatische sechsmonatige kostenlose Pilotphase. Eine kostenlose Demo ist ein gesonderter Einstieg und geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über.
(3) Maßgeblich für Ace Pro ist die vom Vereinsvertreter bestätigte Mitgliederzahl zum 1. Januar. Für unterjährig neu gegründete Vereine gilt zunächst die Mitgliederzahl bei Abschluss. Die Größenstufe bleibt während des Kalenderjahres gleich; ein Wechsel erfolgt erst zum nächsten 1. Januar. Bei Jahreszahlung werden Änderungen der Größenstufe für die verbleibenden vorausbezahlten Monate anteilig berücksichtigt.
(4) Online-Zahlungen für Platzbuchungen kosten 2,9 % des Brutto-Zahlungsbetrags zuzüglich 0,35 € netto je Zahlung und gesetzlicher Umsatzsteuer auf diese Gebühr, auch bei Ace Pro. Dies ist die Gesamtgebühr einschließlich Zahlungsdienstleister; zusätzliche Stripe-Gebühren werden nicht berechnet. Die Gebühr trägt standardmäßig der Verein. Mitgliedsbeiträge, Barzahlungen, Überweisungen und SEPA-Export für die Hausbank sind seitens Ace gebührenfrei.
(5) Ace Labs garantiert die vereinbarte Preistabelle für 24 Monate ab Vertragsbeginn. Ein Wechsel der Größenstufe aufgrund der Mitgliederzahl zum 1. Januar ist hiervon unabhängig. Danach dürfen die Tarifpreise um höchstens 5 % pro Vertragsjahr erhöht werden; die Änderung wird mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform angekündigt. Eine Inflationsausnahme besteht nicht.
(6) Bei Zahlungsverzug kann Ace Labs Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie einen nachweislich höheren Verzugsschaden verlangen.
(7) Bei mehr als 14 Tagen Zahlungsverzug kann Ace Labs den Zugang nach vorheriger Ankündigung bis zur Begleichung offener Forderungen vorübergehend sperren. Die Zahlungspflicht besteht während der Sperrung fort. Bei anhaltendem Zahlungsverzug von mehr als zwei Monaten kann Ace Labs außerordentlich aus wichtigem Grund kündigen.
§ 3 Laufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag beginnt mit dem elektronischen Abschluss durch den vertretungsberechtigten Vereinsvertreter. Der Abschlusszeitpunkt wird in der Vertragskopie festgehalten. Die produktive Freischaltung folgt dem bestehenden Freigabeverfahren und setzt den separaten AVV-Abschluss voraus.
(2) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit ohne Mindestlaufzeit. Beide Parteien können ihn jederzeit in Textform, beispielsweise per E-Mail, zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen; eine zusätzliche Kündigungsfrist besteht nicht.
(3) Bei jährlicher Vorauszahlung werden nach Vertragsende ungenutzte volle Monate erstattet. Je Monat beträgt die Erstattung ein Zwölftel des rabattierten, tatsächlich vorausbezahlten Jahrespreises. Jahreszahlung begründet keine Mindestlaufzeit.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei dauerhaften gravierenden Funktionsmängeln vor, die eine ordnungsgemäße Nutzung verhindern und trotz schriftlicher Abmahnung und angemessener Frist nicht behoben werden.
§ 4 Art der Nutzung
(1) Der Verein darf andere Systeme parallel zu Ace verwenden. Eine Pflicht zur exklusiven Nutzung besteht nicht.
(2) Ace Labs darf bei der Nutzung entstehende Daten in anonymisierter, aggregierter Form zeitlich und räumlich unbeschränkt zur Verbesserung der Software, Fehleranalyse und Statistik nutzen. Eine De-Anonymisierung oder Weitergabe von Rohdaten, die Rückschlüsse auf den Verein oder seine Mitglieder zulässt, ist ausgeschlossen. Eine Veräußerung der Rohdaten oder werbliche Nutzung mit Rückschlüssen auf den Verein ist ausgeschlossen.
(3) Zur Fehlerbehebung oder Unterstützung darf Ace Labs unter strikter Vertraulichkeit temporär auf das Vereinskonto zugreifen (Impersonation). Echtdaten dürfen ohne ausdrückliche vorherige Einwilligung nicht für Verkaufsdemonstrationen gegenüber Dritten verwendet werden.
§ 5 Pflichten des Vereins
(1) Der Verein stellt sicher, dass er zur Eingabe personenbezogener Daten seiner Mitglieder berechtigt ist, und schützt Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff.
(2) Eine Haftung für den Verlust steuerrechtlich relevanter Daten aufgrund unterlassener eigener Datensicherung des Vereins ist ausgeschlossen, soweit § 6 Absatz 1 dem nicht entgegensteht.
(3) Der Verein darf Plattform oder Zugangsdaten keinen unberechtigten Dritten überlassen. Mitglieder, Trainer und Gäste im gewöhnlichen Vereinsbetrieb sind hiervon ausgenommen.
(4) Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen, insbesondere missbräuchlicher Zweckentfremdung oder unberechtigter Überlassung, darf Ace Labs den Zugang nach Abmahnung vorübergehend sperren. Das außerordentliche Kündigungsrecht bleibt unberührt.
(5) Der Verein stellt erforderliche Daten zeitgerecht in gängigen Formaten bereit, benennt einen fachlich geeigneten administrativen Ansprechpartner und meldet Störungen oder Fehler unverzüglich nach Kenntnis in Textform.
§ 6 Haftung
(1) Ace Labs haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Ace Labs nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verein regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist auf die Summe der in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Nutzungsgebühren, einschließlich Grundgebühren und Zahlungsgebühren, begrenzt.
(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Absatz 1 Alternative 1 BGB wird ausgeschlossen.
(4) Ace Labs erstellt regelmäßige Backups. Der Verein bleibt zu eigenen regelmäßigen Datensicherungen verpflichtet.
(5) Bei von Ace Labs verschuldetem Datenverlust ist die Haftung auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Verein entstanden wäre. Weitergehende Haftung für Datenverlust ist außer bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit ausgeschlossen; Absatz 1 bleibt unberührt.
§ 7 Datenschutz
(1) Die Parteien beachten die DSGVO. Soweit Ace Labs personenbezogene Daten im Auftrag des Vereins verarbeitet, wird die aktuelle Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) separat abgeschlossen. Sie ist unter /avv einsehbar und im Vereinsbereich abrufbar. Die separate Zustimmung und ihr Nachweis werden unabhängig von diesem SaaS-Vertrag gespeichert.
(2) Die frühere AVV-Anlage des Papiervertrags ist nicht Bestandteil dieses Online-Vertrags. Bei Widersprüchen geht die separat abgeschlossene AVV in Datenschutzfragen vor.
§ 8 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von Ace Labs. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die übrigen Bestimmungen nicht.
(2) Bei Vertragsende stellt Ace Labs Stammdaten, insbesondere Mitgliederlisten, und Bewegungsdaten, insbesondere Buchungshistorie, in einem gängigen maschinenlesbaren Format wie CSV oder Excel zum Export bereit. Nach 90 Tagen darf Ace Labs die Vereinsdaten unwiderruflich löschen, soweit die AVV oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen. Das Recht auf Datenherausgabe besteht auch bei Insolvenz oder endgültiger Betriebsaufgabe fort.
(3) Der Verein erklärt sich widerruflich damit einverstanden, dass Ace Labs ihn als Referenzkunden nennt und Vereinsnamen und Logo zu Marketingzwecken verwendet, sofern er dem nicht in Textform widerspricht.
(4) Ace Labs darf diesen Vertrag mit Rechten und Pflichten auf einen Rechtsnachfolger übertragen. Der Verein wird vier Wochen vorher informiert und hat ein Sonderkündigungsrecht.
(5) Bei grundlegenden Änderungen, die den vereinbarten Hauptzweck dauerhaft und massiv einschränken, besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht des Vereins.
(6) Vertragssprache, Support und vertragsbezogene Kommunikation sind Deutsch. Beide Parteien erhalten Zugriff auf die elektronische Vertragskopie einschließlich Abschlussnachweis.